Faktura til Tromsø kommune

Elektronisk faktura (EHF) er en faktura i dataformat som overføres elektronisk fra leverandøren til kjøperen.  

Tromsø kommune bruker Digitaliseringsdirektoratets standard for elektronisk faktura.  

EHF-faktura sendes fra ditt fakturasystem, dersom systemet har denne funksjonaliteten.

Dersom ditt økonomisystem ikke støtter EHF så kan dere bruke nettsiden ehfportal.no/tromso for å opprette EHF-faktura. Tjenesten er gratis og gjelder for faktura til Tromsø kommune. Brukermanual finner du etter du har opprettet deg som bruker ved å velge menypunktet «hjelp».

• Bestillinger utenom faste avtaler skjer ved bruk av rekvisisjon. 
• Vi har 30 dagers betalingsfrist. Fristen løper fra datoen korrekt faktura er mottatt. Andre betalingsfrister avtales spesifikt.  
• Kreditnotaer betales ikke ut fra leverandør, men avregnes på reskontro. 
• Purringer/rentenotaer skal følge EHF reminder oppsett.  
• Faktura som ikke oppfyller retningslinjene for fakturering blir ikke betalt.   

Oppdragsgiver skal motta elektronisk faktura fra sine leverandører i EHF-format. Tromsø kommune benytter økonomisystemet UBW/Agresso. Faktura, kreditnota og purringer skal følge Peppol standard krav og anbefalinger, herunder de norske regler for EHF. Merking og referanser skal være i henhold til de kravene som UBW/Agresso Invoice Manager krever (se under).  

Særkrav til kreditnota

Kreditnota valideres strengere enn faktura og den må således vært korrekt bygd opp alt etter hvilken hensikt kreditnota har.  

• Dersom leverandørens hensikt med kreditnota er å redusere et positivt fakturakrav helt eller delvis, så skal tallformatet være slik at beløpene fremstår med positivt tall. 
• Dersom leverandørens hensikt med kreditnota er å redusere et negativt fakturakrav helt eller delvis, så skal formatet være slik at beløpene fremstår med negativt tallformat.

Særkrav til EHF-purring

EHF purringer skal følge Peppol Reminder-oppsett.

• Kommunens organisasjonsnummer.
• Telefon og e-post til kontaktperson hos leverandør.
• Navn på bestiller og ressursnummeret til fakturabehandler. Bestiller-/ressursnummeret består av åtte siffer og skal settes inn i feltet BuyerReference. Bruk bare numeriske ressursnummer.  
• Faktura på grunnlag av rekvisisjon: Brukes andre ordresystem enn E-handel, skal leverandør bruke rekvisisjonsnummer for å merke faktura. Rekvisisjonsnummer består av ni siffer og skal føres i feltet OrderReference. Dette skal fremgå av avtalen eller angis av kommunen før leverandør fakturerer. 

Bestillers navn skal eventuelt legges i feltet PartyContactName. Kreditnota skal ha oppdragsgivers ressursnummer i feltet BuyerReference , feltet  OrderReference skal være tomt. Referer til hvilket fakturanummer det gjelder. 

Er du leverandør og skal sende en faktura til kommunen som gjelder en innbygger som bruker våre tjenester, skal retningslinjer for klientfaktura følges. Klientfaktura er en faktura som er adressert til Tromsø kommune, men som gjelder en bestemt klient eller bruker av våre tjenester. 

Bestemmelser for klientfaktura

Klientnummer skal påføres klientfaktura. Henvendelser vedrørende riktig klientnummer rettes til den resultatenheten i Tromsø kommune som bestilte tjenesten. 

For å ivareta taushetsplikt må ikke navn, fødselsnummer (11 siffer), privat adresse og annen informasjon som kan identifisere klienten fremgå av faktura. Fødselsdato (seks siffer) kan oppgis. 

Klientfaktura sendes via elektronisk handelsformat (EHF). 

Faktura som ikke kan pseudonymiseres, og faktura som er adressert eller stilt direkte til klient, skal sendes per post til enheten som bestilte tjenesten. 

EHF-faktura:

Tromsø kommune
Fakturasenteret
Postboks 6900
9299 Tromsø
Organisasjonsnummer 940 101 808

Organisasjonsnumre

• Tromsø kommune, 940 101 808
• Tromsø brann og redning, 925 189 545
• Tromsøbadet, 819 869 162

Kommunenummer: 5401

Send en e-post til Fakturasenteret
Telefon: 90 14 46 10 
Åpent fra klokken 10:00 til 14:00 i ukedagene.