Byarkivet
Tromsø byarkiv bistår innbyggerne og kommunens saksbehandlere når det er behov for å dokumentere saker som er eldre enn 25 år.
Se byarkivets betjente åpningstider og kontaktinformasjon
Byarkivet er arkivdepot for kommunen, og ivaretar kommunale arkivdokumenter som ikke lenger er i bruk. I arkivet finnes 2000 hyllemeter med arkivmateriale fra Tromsø, Tromsøysund, Hillesøy og Ullsfjord kommune.
Arkivet har materiale fra kommunens egen virksomhet: tekniske oppgaver, helse- og sosialtjenesten, skoleverket, kultur og idrett med mer. I tillegg inneholder arkivet saker som angår privatpersoner, bedrifter eller organisasjoner der de har vært i kontakt med kommunen, enten som brukere av kommunale tjenester, eller som part i en sak som har vært til kommunal behandling. Materialet dekker tidsrommet 1838–1987 og vokser stadig gjennom avleveringer fra kommunale enheter.
Private arkiver
Det har fulgt med noe privatarkiv-avleveringer av kommunale arkiver. Normalt tar byarkivet ikke inn privatarkiv dersom de ikke er nært knyttet opp mot kommunal drift eller delvis eierskap. Byarkivet henviser forespørsler om å ta imot privatarkiver etter lag, foreninger og næringsvirksomhet til Statsarkivet i Tromsø.
Arkivene er tilgjengelig fra vår lesesal på hovedbiblioteket i lesesalens åpningstid.
Lesesalen er åpen for alle, og det er gratis å søke i arkivmaterialet. Arkivaren kan hjelpe deg å søke. Hvis du bestiller på forhånd, kan arkivmaterialet ligge klart når du kommer. I arkivkatalogene får du oversikt over hvilket materiale som er ordnet og tilgjengelig for søk. Gjestene på lesesalen skal registrere seg i besøksprotokollen og sette seg inn i reglement for bruk av arkivsaker før materialet utleveres.
Vær oppmerksom på at ikke alle arkiv er levert til depot, ordnet og katalogisert. Arkiv kan ennå være hos den institusjonen som skapte materialet, eller det kan være mottatt men ikke ordnet. Du kan spørre en arkivar om hvor dokumentasjonen du søker kan være.
Dersom arkivmaterialets format og tilstand tillater det, er det mulig å ta kopier på lesesalen. Du kan også fotografere med digitale kameraer uten blits. Det er lov å ta med egen bærbar datamaskin og nettbrett, og lesesalen er utstyrt med trådløst nettverk for besøkende. Fokuskvartalet har kantine og kafé for besøkende, mat og drikke er ellers ikke tillatt på lesesalen.
Vi gir veiledning og svar på telefon, e-post og brev. Vi gjør også enkle søk i arkivene. I slike tilfeller ønsker vi skriftlig henvendelse med mest mulig detaljerte opplysninger om hva saken gjelder. Oppgi navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Vi gjør oppmerksom på at sensitive personopplysninger og andre opplysninger som er unntatt offentlighet ikke bør sendes over e-post.
Deler av arkivet inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet. Parter i saken og forskere kan imidlertid søke om innsyn i klausulerte arkiv. Dersom du har behov for innsyn i flere typer personopplysninger, som for eksempel pasientjournal, elevmappe, barnevernsjournal og lignende, kan du sende inn forespørsel i kommunens portal for innsyn i personopplysninger.
Statistikkloven og forvaltningsloven regulerer ellers sperrefrister og opphør av taushetsplikt. Jamfør forvaltningsloven paragraf 13 c bortfaller taushetsplikten etter 60 år, men noen opplysninger har sperrefrister på 80 og 100 år, for eksempel adopsjonssaker.
Arkivkatalogene eller arkivbeskrivelsene viser vei inn til arkivmaterialet. Katalogene inneholder administrasjonshistorie og henvisninger til løpenumre som de enkelte arkivstykkene, protokollene og arkivboksene er blitt påført i ettertid. Det er disse løpenumrene det henvises til ved bestilling av materiale. Henvisningene til arkivstykkene kan også ha tilleggsinformasjon, enten til stikkord og/eller arkivkoder.
Det er flere lover og forskrifter som styrer innsyn i, danning av og håndtering av arkiv. Nedenfor er noen av de mest sentrale lovene og forskriftene, men mange arkiv- og dokumentasjonskrav er satt i særlovgivning.
Arkivloven med forskrifter (arkivforskriften, riksarkivarens forskrift)
Arkivloven, forskrift om offentlige arkiv og riksarkivarens forskrift gir bestemmelser for arkivarbeid fra det skapes til det avleveres for bevaring i depot.
Forvaltningsloven med forskrift
Bestemmelser for saksbehandling i offentlig forvaltning. Regulerer blant annet dokumentasjonsplikt og saksbehandlingsregler.
Offentlighetsloven med forskrift
Bestemmelser for innsyn i dokumenter i den offentlige forvaltningen. Saksdokumenter, journaler og andre registre som ikke er unntatt offentlighet skal være åpne og tilgjengelige for innsyn.
Personopplysningsloven
Bestemmelser for blant annet behandling, oppbevaring av og innsyn i personopplysninger.